Highlight tính năng CRM hay trong phiên bản phần mềm CRM Pro 2015 (Phần 1)

Những tính năng hay trong phiên bản phần mềm CRM Pro 2015

1. Quick Edit

– Chức năng chỉnh sửa nhanh dữ liệu bằng cách double click vào thông tin cần chỉnh sửa trên màn hình DetailView mà không cần phải nhấn nút Edit như thông thường. Chức năng này giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa dữ liệu cho người dùng.

Quick edit

- Hỗ trợ chức năng cấu hình modules không được phép quick edit, field nào không được phép quick edit.

Hỗ trợ quick edit

2. Duplicate Management

– Kiểm tra trùng khách hàng với các tiêu chí bắt trùng được quản lý bởi admin (admin có thể thay đổi, thêm bớt tiêu chí bắt  trùng một cách linh hoạt)

Kiểm tra trùng

– Hỗ trợ bắt trùng dữ liệu trên bất kì module nào (admin có thể cấu hình chức năng bất trùng dữ liệu cho bất kì modules nào)
 
– Hỗ trợ bắt trùng dữ liệu trên bất kì module nào (admin có thể cấu hình chức năng bất trùng dữ liệu cho bất kì modules nào)

Hỗ trợ bắt trùng dữ liệu

3. Font Style Settings

– Hỗ trợ cấu hình một số định dạng (TỰ ĐỘNG) cho việc nhập liệu thông tin trên CRM:
+ Viết hoa đầu từ
+ Viết hoa toàn bộ
+ Viết thường toàn bộ
+ Viết hoa đầu dòng
– Về mặt hệ thống, chức năng này giúp cho TIÊU CHUẨN HÓA dữ liệu đầu vào mà không cần quan tâm người dùng có nhập đúng tiêu chuẩn đã đề ra hay không. Về mặt người dùng, chức năng cũng tiết kiệm thời gian cho người dùng (ít phải thao tác hơn).
– Quản trị hệ thống có thể cấu hình việc định dạng tự động này trên trường thông tin bất kì của module bất kì.

Định dạng tự động

4. Field Highlightor

Cho phép cấu hình tự động highlight field theo màu trên bất kỳ module nào.

Cấu hình highlight tự động

Các field được thiết lập sẽ được highlight trên màn hình DetailView và ListView của module tương ứng

Màn hình detail view

Màn hình listview

Chức năng này giúp cho giao diện chương trình thân thiện, người dùng dễ theo dõi các thông tin quan trọng hơn khi không có highlight.

5. Help Text Management

– Hỗ trợ quản lý mô tả/diễn giải cho những trường dữ liệu có nghiệp vụ phức tạp, cần chú thích với người dùng để tránh nhầm lẫn khi nhập liệu:

Hỗ trợ diễn giải

– Hỗ trợ cấu hình cho tất cả các field trên một module bất kỳ

Hỗ trợ cấu hình

6. Auto-Code Management

Auto-Code Management cho phép người dùng cấu hình việc phát sinh mã tự động tăng cho một module dữ liệu bất kỳ. Mã tự động tăng có dạng:
+ + +
VD: Prefix : KH
Current year: 2015
Separator: –
=> Mã phát sinh tự động sẽ là: KH15-000001, KH15-000002, KH15-000099, …
Một số tùy chỉnh:

Cấu hình mã phát sinh

 7. Multi-level Team

Team Management: là chức năng quản lý quyền hạn và nhóm của người dùng trên SugarCRM, Quyền hạn thể hiện ở khả năng truy cập và sử dụng dữ liệu của các người dùng thuộc các Team khác nhau. Quyền hạn quản lý bằng Team kết hợp với quyền hạn quản lý bằng Role để tạo nên khả năng bảo mật dữ liệu chặt chẽ trên SugarCRM.

Team management

Multi-Level Team là khả năng quản lý Team theo quan hệ cha con (tương tự như cây thư mục).
Trong việc ứng dụng, Team cấp 1 chính là tên tổ chức chức, team cấp 2 chính là phòng ban, chi nhánh, team cấp 3 chính là nhóm, đội trong 1 phòng, chi nhánh. Người dùng có thể linh hoạt việc áp dụng team cho tổ chức của mình.

Quản lý team theo quan hệ con

 8. Login History

– Ghi nhận lại mọi hoạt động đăng nhập, đăng xuất của người dùng, hỗ trợ cho công tác kiểm tra, giám sát của người quản trị hệ thống.

Login History

9. Activities History

- Sử dụng kết hợp với Login Histroy là chức năng Activities History. Chức năng này ghi nhận lại mọi hoạt động trong việc thao tác dữ liệu của tất cả người dùng, hỗ trợ cho người quản trị hệ thống trong  công tác điều tra, giám sát khi xảy ra sai phạm trong việc quản lý dữ liệu.

10. Timesheet Management

- TimeSheet Management là chức năng quản lý công việc nội bộ được tích hợp vào chung trong hệ thống CRM. Đây là một cải tiến rất đáng kể về mặt quản lý nội bộ của CRM. TimeSheet dùng để quản lý báo cáo công việc (work log) của người dùng: ghi nhận số giờ làm việc theo từng công việc trong ngày của nhân viên

Timesheet Management

- Thống kê, báo cáo theo nhiều tiêu chí của bộ phận nhân sự (phục vụ tính lương, chấm công)

- Quản lý nghỉ phép (phép năm, phép nghỉ đột xuất, nghỉ thai sản)

- Xin và duyệt phép online (theo quy trình công ty). Nhân viên có thể xin nghỉ phép từ ¼ ngày trở lên

Timesheet management

– Kiểm tra, nhắc nhở các nhân viên không ghi nhận work log (hoặc thiếu) trong ngày/ tuần.

Timesheet Management

Phần 2 sẽ được ra mắt vào thời gian sớm nhất, quý khách theo dõi tại đây nhé!

PHẦN MỀM CRM CÓ THỂ BẠN CHƯA BIẾT?

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) hiểu nôm na là nghệ thuật xây dựng củng cố và phát triển quan hệ khách hàng. Đây là một thuật ngữ đã trở nên phố biến. Nó cho thấy một xu hướng quan trọng trong marketing từ chú trọng tăng doanh số bán hàng sang chú trọng quản trị quan hệ với khách hàng.

Khách hàng trung thành (Good customer hay loyal castenlar)

Càng ngày các doanh nghiệp càng ý thức một cách sâu sắc rằng, để thành công, họ phải xác định được khách hàng của mình là ai và họ muốn gì. Nói cách khác phải xác định “khách hàng mục tiêu: trước khi xây dựng chiến lược marketing và phát triển sản phẩm dịch vụ.

Với cùng một loại hàng hóa, doanh nghiệp có nhiều loại khách hàng khác nhau. Có những người sẵn sàng mua một lượng lớn hàng hóa đó có những người chưa mua nhưng rất có thể sẽ mua trong tương lai… Với cùng một hàng hóa, khách hàng có rất nhiều lựa chọn khác nhau giữa các nhà cung cấp. Do đó, cơ hội giành được khách hàng cho mỗi doanh nghiệp là rất nhỏ. Trong cuộc cạnh tranh đó, doanh nghiệp bán được nhiều hàng ở hiện tại chưa phải đã là kẻ thắng cuộc. Mà phần thắng lại thuộc về doanh nghiệp nào có nhiều khách hàng trung thành hơn.

Khách hàng trung thành được hiểu là khách hàng đang mua hàng của doanh nghiệp và sẽ tiếp tục lựa chọn doanh nghiệp trong những lần mua tiếp theo. Thực tế cho thấy ấn tượng và cảm nhận của khách hàng trong lần mua hàng đầu tiên với doanh nghiệp là rất quan trọng. Hầu hết những khách hàng đã hài lòng với việc mua hàng của doanh nghiệp hiện tại hay trước đây sẽ tiếp tục mua hàng của doanh nghiệp trong tương lai khi họ có nhu cầu. Vì vậy, sẽ ít tốn kém hơn để thuyết phục họ mua hàng của doanh nghiệp so với chi phí bỏ ra để thu hút khách hàng mới. Ngày nay, các doanh nghiệp đã và đang dần nhận ra rằng, việc tạo dựng duy trì những khách hàng dài hạn sẽ mang lại lợi ích lớn hơn là tăng doanh số bán trong ngắn hạn.

Quan niệm đúng về marketing

Trong thời gian trước đây, maketing thường được đề cập đến như là mọi nỗ lực nhằm bán được hàng hóa và dịch vụ tức là chỉ thuần tuý xuất phát từ lợi ích của người bán của doanh nghiệp. Trong một thế giới đa chiều với muôn vàn các tương tác như hiện nay thì mọi mối quan hệ sẽ khó lòng tồn tại nếu chỉ xuất phát từ lợi ích đơn phương. Quan hệ đó chỉ có thể phát sinh và được duy trì trên cơ sở lợi ích song phương, đa phương (bilateral/ mutual benefit). Vì lẽ đó quan niệm về marketing cũng cần được thay đổi nó không nên chỉ xuất phát từ lợi ích doanh nghiệp mà cần bắt đầu từ lợi ích của cả doanh nghiệp lẫn khách hàng (value for both customer and maketing). Trên quan điểm đó, một khái niệm chuẩn về marketing được đưa ra là: Marketing là tổng hợp những mối quan hệ làm hài lòng khách hàng mà kết quả là mang lại giá trị cho cả khách hàng và doanh nghiệp.

Sau đây chúng ta sẽ cùng phân tích làm rõ thêm một vài “từ khóa” trong định nghĩa nêu trên.

Chiến lược và chiến thuật (Strategies and Tactics). Chiến lược là những định hướng dài hạn cho các nỗ lực marketing còn chiến thuật (hay tiểu xảo) là các bước hành động được quyết định một cách cụ thể ở thời kỳ trên cơ sở chiến lược đã định. Hoạch định chiến lược và xây dựng các chiến thuật một cách kỹ càng được xem là các yếu tố quan trọng quyết định thành công của hoạt động marketing.

Xác định (Identify). Là toàn bộ những nỗ lực marketing nhằm có được những thông tin, những hiểu biết về khách hàng. đối thủ cạnh tranh và thị trường.

Tạo lập (Create). Cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng sáng tạo. Khi bắt đầu xuất hiện trên thương trường, doanh nghiệp phải tạo được sự thu hút với khách hàng bằng những cái mới (sản phẩm mới, phương thức phân phối mới, cách tiếp cận mới….). Và sự sáng tạo không chỉ dừng lại ở giai đoạn đầu mà nó đòi hỏi phải được duy trì liên tục trong suốt vòng đời của doanh nghiệp. Chính sự sáng tạo đó sẽ giúp doanh nghiệp tạo lập được những khách hàng trung thành cho mình.

Duy trì (Maintain). Trong thời gian khá lâu rước đây, thành công của một doanh nghiệp chỉ xác định một cách đơn thuần qua doanh số tiêu thụ một ngày. Bây giờ thì khác trong mọi tình huống, sự thành công của maketing đều không chỉ được đánh giá qua lượng hàng bán được hàng ngày mà quan trọng hơn nó phải được thể hiện qua lượng khách hàng trung thành mà doanh nghiệp có được (bao nhiêu và bao lâu). Nỗ lực của doanh nghiệp không dừng lại ở chỗ bán được hàng mà phải duy trì không ngừng trong một thời gian dài tiếp theo lần mua hàng đầu tiên với hy vọng rằng khách hàng sẽ quay lại trong những lần tiếp sau.

Mối quan hệ thỏa mãn (Satisfying Relationships). Một mục tiêu quan trọng của marketing là cung cấp được hàng hóa mà khách hàng thực sự mong muôn và làm cho khách hàng cảm thấy trao đổi với doanh nghiệp là nhằm xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp cho cả hai. Bằng cách này, khách hàng cảm thấy mình là một đối tác trong giao dịch với doanh nghiệp thay vì là “nguồn thu” của doanh nghiệp.

Lợi ích cho cả người bán lẫn kẻ mua (Value for Bom Customer and Marketer). Lợi ích mà người này nhận được đôi khi lại là cái mà người thấy như thế nào khi tiêu tiền. Tất nhiên là quan niệm về lợi ích giữa các khách hàng khác nhau là không giống nhau ngay cả vởi cùng một quyết định mua một hàng hóa nào đó. Trong khi đó, doanh nghiệp có thể sẽ đo lường lợi ích thông qua việc họ sẽ làm ra bao nhiêu lợi nhuận sau những nỗ lực marketing và những nguồn lực đã hao tổn. Một nỗ lực marketing thành công là phải làm cho cả khách hàng và doanh nghiệp đều cảm thấy thoả mãn, hài lòng với tạo được sự thu hút với những gì mình đã đánh đổi.

Và CRM

CRM chính là một nghệ thuật – nghệ thuật trong việc quản trị quan hệ khách hàng. CRM được thể hiện qua hai khía cạnh, thứ nhất và cũng quan trọng nhất là nhận thức trong nội bộ doanh nghiệp và thứ hai là hành động ra bên ngoài.

Ở khía cạnh thứ nhất phần mềm CRM được hiểu là một chiến lược tiếp cận nhằm đảm bảo rằng mỗi người trong doanh nghiệp, không chỉ chủ doanh nghiệp hay nhân viên bán hàng, ý thức được một cách sâu sắc tầm quan trọng của khách hàng. Phương châm “có càng nhiều khách hàng càng tốt” (have good customer as many as possible) cần phải được quán triệt thay cho “bán càng nhiều càng tốt” (sell as much as we can). Chính vì vậy, mỗi nhân viên ở bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp, trực tiếp (marketing, sales…) hay gián tiếp liên quan đến khách hàng (kế toán, kho vận, lễ tân…) đều phải luôn nhận thức rằng mình đang tham gia vào phần mềm CRM. Từ đó mọi hành động, lời nói đều phải hướng đến tạo cho khách hàng cảm giác thân thiện, tin cậy, thoải mái, được quan tâm. Tất nhiên, sẽ không có được thành công nếu những cách thể hiện đó không xuất phát từ tiềm thức của mỗi người mà chỉ là những lời đầu môi chót lưỡi”, sáo rỗng, giả tạo. Chẳng hạn khách hàng sẽ thấy cảm thông với một lời xin lỗi và đề nghị đợi trong một khoảng thời gian nhất định vì giao hàng muộn với lý do kẹt xe hơn là một lời nói đối rằng nhân viên giao hàng sắp đến nhưng kỳ thực anh ta chưa ra khỏi Công ty. Nói tóm lại, để khởi đầu một môi quan hệ tốt đẹp, đầutiên và trên hết vẫn phải xuất phát từ sự trung thực và chân thành, sự tin tưởng và hiểu biết lẫn nhau.

Khía cạnh thứ hai là những hoạt động hướng ra bên ngoài, hướng tới khách hàng. Việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó với khách hàng qua tất cả các kênh giao dịch, tiếp còn là điều hết sức quan trọng nhưng cũng không hề dễ dàng. CRM cần chú trọng một số vấn đề sau đây:

Xác định đúng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Xây dựng cơ sở dữ liệu (Database) về khách hàng trung thành và phân loại theo các tiêu chí khác nhau (chẳng hạn: khách hàng là tổ chức hay cá nhân, trong nước hay nước ngoài, đặc điểm, mức tiêu thụ hàng hóa…). Cơ sơ dữ liệu này rất quan trọng trong việc phục vụ khách hàng sau này, đảm bảo nâng cao chất lượng dịch vụ. Ví dụ, khi khách hàng tên A gọi đến đặt phòng, doanh nghiệp có thể biết ngay khách hàng này sẽ đặt loại phòng gì để có thể offer cho phù hợp, bà B gọi đến thanh toán thì có thể biết ngay loại thẻ tín dụng mà bà hay sử dụng, thậm chí là cả số thẻ hay anh C liên hệ mua nước hoa thì biết ngay gu của anh là gì để giới thiệu sản phẩm… Và chắc chắn khách hàng sẽ hết sức hài lòng với những doanh nghiệp “nắm khách hàng” vững đến như vậy.

Xây dựng chuẩn dịch vụ (SLA) chung cho doanh nghiệp và các chuẩn dịch vụ cụ thể với từng khách hàng. Thực hiện đúng các chuẩn dịch vụ đã cam kết. Nếu vì bất kỳ lý do gì mà một trong các chuẩn dịch vụ đã cam kết bị trì hoãn hay không thực hiện được thì ngay lập tức phải xin lỗi và thông báo ngay cho khách hàng đồng thời đề xuất phương án khắc phục kịp thời.

Có chính sách khách hàng riêng với những khách hàng thường xuyên và trung thành (khuyến mại, giảm giá, tặng quà, hoa hồng, chiết khấu thanh toán…)

Làm tốt công tác “chăm sóc khách hàng”. Thường xuyên liên hệ nắm bắt, cập nhật những thông tin về khách hàng, những biến động trong nhu cầu của khách hàng với hàng hóa của doanh nghiệp mình, đưa ra những đề nghị, chào mời phù hợp…

Tổ chức các hoạt động như Hội nghị khách hàng, các buổi party giao lưu, dã ngoại… định kỳ hay nhân các ngày nghỉ lễ với những khách hàng thân thuộc…

Trong kinh doanh, lợi ích của doanh nghiệp về nguyên tắc là đối nghịch với lợi ích của khách hàng. Nghệ thuật kinh doanh là xuất phát từ lợi ích của cả hai phía. Phần mềm CRM chính là một phần của nghệ thuật đó.

Theo tạp chí Nhà quản lý

TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN NGƯỜI DÙNG TRÊN HỆ THỐNG PHẦN MỀM CRM NHƯ THẾ NÀO? HƯỚNG DẪN PHÂN QUYỀN TRÊN SUGARCRM

Hướng dẫn phân quyền trên SugarCRM

Trong quá trình triển khai một phần mềm CRM nói chung, doanh nghiệp sẽ gặp phải vấn đề về phân quyền cho nhân viên. Và thông thường doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong vấn đề này nếu không nắm vững việc tổ chức và phân quyền người dùng sao cho hợp lý (phải dựa trên sự đáp ứng của phần mềm mà vẫn đáp ứng nhu cầu phân quyền của doanh nghiệp).

Bài viết này hướng dẫn cách phân quyền người dùng áp dụng trên phần mềm SugarCRM

1. Khâu chuẩn bị.

Để làm tốt việc phân quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

- Danh sách người dùng (Họ và tên, Chức danh, Phòng ban, Email, ĐT, Vai trò-Nhiệm vụ)

- Mô hình tổ chức (ví dụ như bên dưới):

Hình 1: Mô hình phân quyền cơ bản trong một công ty

Và theo mô hình ví dụ trên thì Giám đốc sẽ thấy được dữ liệu của tất cả phòng ban, trưởng phòng sẽ thấy được dữ liệu của các nhân viên phòng ban mình, còn nhân viên chỉ thấy và quản lý được dữ liệu của cá nhân.

2. Tiến hành phân quyền

Và phân quyền sẽ được thực hiện theo thứ tự sau:

 (1). Tạo quyền (phân quyền)

Tạo ra các quyền tương ứng theo mô hình tổ chức doanh nghiệp. Ví dụ: Quyền Giám đốc, Quyền Trưởng phòng, Quyền nhân viên…

(2). Tạo nhóm

Tạo ra các nhóm người dùng theo mô hình tổ chức, ví dụ: Nhóm Board chứa các người dùng có quyền Giám  Đốc, nhóm Trưởng phòng chứa các người dùng có quyền Trưởng phòng…

(3). Gán quyền cho nhóm hoặc người dùng

Quyền tạo ra xong phải gán trực tiếp vào 1 nhóm hoặc 1 người dùng cụ thể.

2.1 Tạo Quyền (Role) theo các bước chính sau:

(1) Phân quyền truy cập –> (2) Phân quyền thao tác –> (3) Phân quyền dữ liệu.

Trong đó:

-         Phân quyền truy cập: ai được truy cập modules nào?

-         Phân quyền thao tác: ai được thao tác gì? (trên modules đã được phân quyền truy cập). Các quyền thao tác bao gồm: Edit, Delete, Import, Export, Mass Update, List, View

-         Phân quyền dữ liệu: ai được thấy dữ liệu của tôi? (trên các module đã được phân quyền truy cập). Chỉ tôi được thấy dữ liệu của tôi (Owner) hay ai được thấy nữa (nhân viên cùng phòng xem được: quyền Group, hay sếp cũng xem được (Quyền All))?

Cụ thể là:

• Phân quyền truy cập: nếu muốn người dùng được truy cập module nào thì chọn cột Access = Enable, ngược lại chọn = Disable.

NOTE: Nếu người dùng không được phân quyền truy cập thì các quyền tiếp sau sẽ không có giá trị.

• Phân quyền thao tác: nếu muốn người dùng KHÔNG có quyền thao thác trên module nào đó thì chọn tên cột (tên thao tác) = None. Các giá trị khác None còn lại là được thao tác.

+ Mô tả chi tiết thao tác:

-      Deleted : Xóa dữ liệu

-      Edit        : Tạo mới và chỉnh sửa dữ liệu

-      Export   : Xuất dữ liệu ra file excel

-      Import  : Nhập dữ liệu hàng loạt từ file excel

-      List        : Xem dữ liệu dạng danh sách

-      Mass update : Cập nhật dữ liệu hàng loạt

-      View      : Xem chi tiết một dòng dữ liệu.

Phân quyền thao tác

• Phân quyền dữ liệu:

-      Owner: tôi chỉ thấy dữ liệu của tôi

-      Group: tôi sẽ thấy dữ liệu của phòng ban tôi

-      All/Not set: tôi sẽ thấy dữ liệu của tất cả.

Ví Dụ:
Edit = Owner: tôi chỉ được Sửa dữ liệu của tôi tạo ra hoặc gán cho tôi.
Edit = Group: tôi được Sửa dữ liệu của các nhân viên khác trong phòng ban tôi
Edit = All: tôi được Sửa dữ liệu của tất cả nhân viên trong cty (thường áp dụng cho quyền Admin/Board)
View = Owner: tôi được Xem chi tiết dữ liệu của tôi tạo ra hoặc gán cho tôi.
View = Group: tôi được Xem chi tiết dữ liệu của nhân viên trong phòng ban tôi
View = All: tôi được Xem chi tiết dữ liệu của tất cả.

2.2 Tạo Nhóm

Vào admin –> Security Groups –> Create a Security Groups

Ví dụ: Tạo nhóm trưởng phòng

Nhóm trưởng phòng

Sau khi tạo nhóm ta chọn User cho nhóm

Chọn user cho nhóm

Note: Chỉ có quyền Admin mới được tạo nhóm

2.3 Gán quyền vào nhóm hoặc người dùng cụ thể

     2.3.1  Gán quyền vào nhóm

Sau khi tạo quyền mới thì  ta sẽ gán quyền đó vào 1 nhóm cụ thể nào đó

Ví dụ: Gán quyền Giám đốc vào nhóm Ban Giám Đốc

Gán quyền cho nhóm

Các người dùng trong nhóm sẽ có quyền mặc định giống nhau chính là quyền được gán cho nhóm mà người dùng đó thuộc về. Người dùng trong nhóm là trường phòng sẽ được gán quyền trực tiếp như mục2.3.2 bên dưới.

2.3.2  Gán quyền vào người dùng cụ thể

Sau khi tạo xong Quyền mới ta gán quyền này cho 1 người dùng cụ thể

Ví dụ: Gán quyền “Giám Đốc” cho Người dùng “Giám Đốc”

Gán quyền cho người dùng

3. Ví dụ về phân quyền

Giả sử Cty A có:

1) Các chức danh:

- Giám đốc

- Trưởng phòng

- Nhân viên Sales

- Nhân viên CSKH

2) Các phòng ban:

- Phòng Kinh doanh

- Phòng CSKH

- Phòng MKT

- Ban GĐ

3) Yêu cầu phân quyền:

-  BGD: thấy toàn bộ dữ liệu

- Trưởng phòng: thấy toàn bộ dữ liệu của phòng ban mình quản lý

- Nhânviên: nhân viên chỉ thấy dữ liệu do mình quản lý

Ta tiến hành phân quyền như sau:

Chức danh	Role trên SugarCRM
Giám đốc	Tạo 1 quyền tên là ‘Quyền Giám đốc’ Quyền này sẽ được phân quyền cụ thể là: Quyền Truy cập: ALL (cột Access = Enable) cho tất cả modules. Quyền Thao tác: ALL (cột Edit = ALL, cột Deleted = ALL, …) Quyền Xem dữ liệu: ALL (cột List = ALL, cột View = ALL) Quyền giám đốc
Trưởng phòng	Tạo 1 quyền tên là ‘Trưởng phòng’ Quyền này sẽ được phân quyền cụ thể là: Quyền Truy cập: cột Access = Enable cho những modules liên quan đến phòng ban đó. Ví dụnhư Marketing thì thấy các module như Campaign, Target, Target List, Sales thì thấy các module như Lead, Account, Contact, Opportunities… Quyền Thao tác: Group (cột Edit = Group, cột Deleted = Group, …) Quyền Xem dữ liệu: Group (cột List = Group, cột View = Group) Ví dụ: Quyền cho trưởng phòng Sales Quyền trưởng phòng Sales
Nhân viên sales	Tạo 1 quyền tên là ‘Nhân viên sales’ Quyền này sẽ được phân quyền cụ thể là: - Quyền Truy cập:cột Access = Enable cho những modules liên quan đến công việc Sales(Account, Leads, Contacts…) - Quyền Thao tác: Owner (cột Edit = Owner, cột Deleted = Owner, …) - Quyền Xem dữ liệu: Owner (cột List = Owner, cột View = Owner) Quyền Nhân viên Sales
Nhân viên CSKH	Tạo 1 quyền tên là ‘Nhân viên CSKH’ Quyền này sẽ được phân quyền cụ thể là: - Quyền Truy cập: cột Access = Enable cho những modules liên quan đến công việc CSKH(Calls, Meetings, Leads, Account…) - Quyền Thao tác: Owner (cột Edit = Owner, cột Deleted = Owner, …) - Quyền Xem dữ liệu: Owner (cột List = Owner, cột View = Owner) Quyền nhân viên CSKH
Phòng ban	Nhóm trên SugarCRM
BGĐ	Tạo 1 nhóm có tên là ‘BGĐ’ nhóm này chứa toàn bộ người dùng nằm trong ban lãnh đạo của cty
Trưởng phòng	Tạo 1 nhóm có tên là ‘Trưởng phòng’ nhóm này chứa toàn bộ người dùng là các trưởng phòng của các phòng ban trong công ty
Nhân viên Sales	Tạo 1 nhóm có tên là ‘Nhân viên Sales’ nhóm này chứa toàn bộ người dùng là những nhân viên Sales
Nhân viên CSKH	Tạo 1 nhóm có tên là ‘Nhân viên CSKH’ nhóm này chứa toàn bộ người dùng là những nhân viên CSKH

Kết luận:

Việc phân quyền người dùng trên một phần mềm CRM là rất quan trọng. Nắm được kỹ thuật và các yếu tố trong vấn đề phân quyền sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tổ chức và quản lý phân quyền cho nhân viên của mình.

Dưới đây là kết quả cho việc phân quyền ở trên:

Màn hình login với quyền Giám Đốc với modules Account, có thể thấy dữ liệu của toàn công ty.

Màn hình login

Màn hình login với Quyền trưởng phòng với modules Accounts, có thể thấy dữ liệu của phòng ban mình.

Màn hình login Truong Phong

Màn hình login với quyền nhân viên Sales, chỉ thấy được dữ liệu của cá nhân mình tạo ra.

Màn hình login nhân viên Sales

(Ms Thơ Đoàn – OnlineCRM)

TIỆN ÍCH TÍCH HỢP MICROSOFT OUTLOOK VỚI PHẦN MỀM SUGARCRM

Hiện nay những người đang sử dụng Outlook và đồng thời sử dụng SugarCRM gặp phải một hạn chế là người dùng phải tự tay copy các nội dung email đã gởi/nhận trên Outlook vào hồ sơ khách hàng trên SugarCRM để lưu trữ lại với mục đích sau này có thể xem lại lịch sử làm việc với hồ sơ khách hàng đó. Việc này khá tốn thời gian, vì vậy Plugin Sugar for Outlook ra đời để giải quyết vấn đề này

Khi người dùng cài Plugin vào trong máy, thì nội dung email này trên Outlook có thể được đồng bộ lên trên SugarCRM một cách nhanh chóng, dễ dàng khi gởi/nhận email. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo các hồ sơ khách hàng tiềm năng (Lead), hồ sơ vụ việc (Case), cơ hội bán hàng (Opportunities)… trực tiếp từ màn hình Outlook mà không cần phải login vào SugarCRM.

Bài viết bên dưới đây sẽ hướng dẫn người dùng cài đặt và sử dụng plugin này.

1.  Các bước tích hợp Outlook vào SugarCRM

Bước 1: Cài đặt Microsoft Outlook.

Bước 2: Thay đổi cài đặt Email của bạn mở chế độ POP.

Bước 3: Thiết lập cấu hình email cho Outlook.

[1]: Khởi động Outlook, vào file chọn Add Account

[2]: Chọn thiết lập ở chế độ: “Manually configure server settings or additional server types” và bấm “next”

[3]: Chọn chế độ Internet E-mail

[4]: Điền vào các thông số để thiết lập email của bạn hiện tại. Hình ảnh dưới đây là một ví dụ cho thiết lập một tài khoản gmail.

[5] Chọn “More settings”  để thiết lập Server Port. Sau đó chọn “Next” để hoàn tất.

Bước 4: Cài đặt gói Sugar Plug–in Outlook

Gói này do OnlineCRM cung cấp khi khách hàng có nhu cầu tích hợp.

Bước 5: Sau khi cài đặt thành công, khởi động lại Outlook, khi đó Outlook tự động tích hợp, ta có thể kiểm tra bằng cách vào module File >> Option >> Add-Ins để xem lại các Add-Ins đã được cài đặt.

Bước 6: Thiết lập tài khoản SugarCRM để Outlook có thể kết nối tới hệ thống.

2. Một số chức năng cơ bản của hệ thống SugarCRM trong Outlook

Sau khi tích hợp thành công, người dùng có thể sử dụng một số chức năng của hệ thống SugarCRM ngay trong Outlook, dưới đây là một số hướng dẫn về một số chức năng cơ bản.

[1]: Thêm mới một dữ liệu vào Sugar (Account, Bug, Case, Contact, Lead, Opportunity) [2]: Đồng bộ hóa contacts, task, Appointment với dữ liệu trong SugarCRM

[3]: Trên giao diện soạn mới Email, người dùng có thể tìm kiếm địa chỉ trực tiếp trên hệ thống Sugar và sử dụng chức năng “Send and Archive” để gởi mail cũng như tự động lưu trữ email vào Sugar Email Archiving.

[4]: Chọn các email trong hệ thống Outlook đưa vào lưu trữ tại Sugar E-mail Archiving: Chọn email cần lưu trữ, chọn chức năng “Archive to Sugar”, đồng thời ta có thể chỉnh sửa email trưa khi đưa vào lưu trữ.

3.   Đồng bộ việc gởi email trên Outlook qua phần mềm Sugar

Khi tạo mới 1 email cần gởi bạn có thể chọn danh sách email khách hàng từ phần mềm Sugar qua (nhấn vào nút Lookup Sugar Address như hình trên)

Màn hình cho phép bạn tìm kiếm email khách hàng từ phần mềm Sugar

Sau khi soạn email xong bạn nhấn vào nút Send And Archive để gởi email

Nhấn vào Archive để tiến hành gởi email và đồng bộ với phần mềm Sugar

Sau khi đã Archive Email bên phần mềm Sugar sẽ tự động ghi nhận lại nội dung email này

• Đồng bộ việc nhận email khách hàng trên Outlook qua phần mềm Sugar: Sau khi nhận email của khách hàng gởi tới trên Outlook bạn muốn đồng bộ qua phần mềm sugar bạn làm như sau:

Trên màn hình outlook bạn chọn Email của khách hàng cần đồng bộ và nhấn nút Archive

Sau đó sẽ xuất hiện màn hình đồng bộ (chương trình sẽ tự động liệt kê tất cả danh sách các email của những người liên quan). Bạn có thể lựa chọn các email để đồng bộ

Sau khi nhấn Archive thì bên phần mềm Sugar sẽ tự động ghi nhận lại nội dung email này.

Đồng bộ việc tạo Account, Contact, Lead, Case, Opportunity trên OutLook qua phần mềm Sugar: Từ màn hình Outlook bạn có thể tạo Account, Contact, Lead, Case, Opportunity với các thông tin cơ bản. Chương trình sẽ tự động ghi nhận vào phần mềm Sugar (xem hình bên dưới).

• Đồng bộ lịch làm việc (cuộc gọi, meeting) từ sugar xuống outlook:

• Đồng bộ Task  từ sugar xuống outlook

• Đồng bộ với hệ thống chứng thực LDAP

Ms Thơ Đoàn-OnlineCRM